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企业文档控制

888亚博娱乐城城推出的文档管理控制解决方案(Document Control System)基于Microsoft Office SharePoint Server,为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台,可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。该系统能帮助客户提高文档制作效率、规范处理流程、增强文档和信息的安全性并降低管理和运营的总体成本。

管理难点

企业的文档库通常由组织内部文档和外部文件构成,使用者和管理者按照各自的需求对文档管理提出了不同要求。

对于普通用户而言,方便快捷找到自己需要的文档是先决条件。但数量巨大的文档,复杂的结构体系往往令人无所适从。888亚博娱乐城城总结了大部分企业员工头疼的问题,归纳如下:

  • 如何找到我所需要的文档?
  • 如何确保当前所找到的文档是最新版本?
  • 如何方便地将文档共享给团队成员?
  • 如何方便地查看文档的基本信息?
  • 对于管理者,其考虑的问题自然比普通用户更为深远,集中体现于以下方面:

  • 如何确保组织内部文档的安全性?
  • 如何对经常使用到的组织外部文件进行管理?
  • 如何让文档的审批流程有效、高效、顺畅?
  • 如何让员工及时知晓哪些文档发生了变更以及失效被清除?
  • 系统架构

    文档管理控制解决方案为三层架构,分别是系统层、基础服务层、应用层。

  • 系统层:底层操作系统基于Windows Server,数据库采用SQL Server,并需部署SharePoint Server 2007、RMS;系统与AD域集成,所有的系统用户信息从AD中导入。
  • 基础服务层:分存储、安全、流程、管理、扩展服务五大模块
  • 存储服务:对文档等提供高性能的存储访问
  • 安全服务:实现多个层次的安全保证,针对文档进行查看、复制、打印、更改、另存、过期时间等设置
  • 流程服务:基于888亚博娱乐城城工作流引擎,实现流程的自定义流转
  • 管理服务:快捷的文档备份、恢复功能显著降低系统的运维压力
  • 扩展服务:支持基于Web Service方式调用,能方便实现与第三方系统的集成
  • 应用层:涵盖整个文档生命周期,包括文档的发起、审批过程、文档发布、文档日常的检索查询使用以及后续的定期更新。
  • 文档协同门户:提供企业用户访问系统的主要界面,用于进行日常的文档协作和信息的发布。具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。
  • 解决方案优势:

  • 提高文档安全性 文档管理控制解决方案将企业内部所有的文档均保存在文档库中,对于文档库的访问基于严格的权限控制。
  • 自定义流程满足企业动态需求 文档管理控制解决方案允许用户在发起审批流程时进行自定义,灵活适应企业发展。
  • 跨越部门地理界限的高效协作 文档管理控制解决方案提供安全方便的文档存储平台,使得不同业务部门能将各自的文档放在同一个平台进行管理。同时,文档平台覆盖企业各地分支机构,即使合作团队分处各地乃至不同国家,也能在这个统一的平台上及时找到相关工作文档,进行高效协作。
  • 易于操作的系统 文档管理控制解决方案提供的文档存储平台易于操作,大量采用Ajax技术来提高用户使用体验。整个文档平台界面友好,充分考虑到用户的使用习惯与方便性。
  • 客户收益

    888亚博娱乐城城为不同行业的客户实施了文档管理控制解决方案,具体收益体现在以下方面:

  • 提高效率 文档平台提供简单、人性化的检索功能,节省员工查找信息的时间。基于888亚博娱乐城城工作流引擎的审批流程使得文档发布、修改、废弃都能及时进行,提高工作效率。
  • 降低安全风险 集中且严格的权限控制提升了文档保护的安全系数,减少信息外泄的隐患。
  • 明确工作职责 清晰的角色定义,使团队成员明确自己的工作职责。
  • 信息共享,高效协作 文档平台给企业带来的最大利益体现于“信息高速共享,部门高效协作”。
  • 经典案例:

    UL美华认证
    UL美华认证运用888亚博娱乐城城的文档控制解决方案,将企业内部所有的文档均保存在文档库中,对于文档库的访问采取严格的权限控制,保障文档安全。
    (更多内容请点击UL美华认证成功案例